faScan: echte Digitalisierung – zeitgemäß, papierlos und nachhaltig

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Berlin, Juni 2018. In der Immobilienfinanzierung stellen die Dokumentenanzahl und -vielfalt bei der Genehmigung von Kreditverträgen für eine Bank eine komplexe und aufwendige Aufgabe dar. Unzählige Lebenskonstellationen der Antragsteller finden Eingang in die notwendig zu prüfenden Unterlagen, die für eine Kreditvergabe und -genehmigung vonnöten sind. Unterschiedliche Gehaltsbelege, Formulare von Banken und Kreditinstituten, Notarverträge und Entwürfe, Grundbuchauszüge, Werkverträge, Flurkarten, Grundrisse und vieles mehr: Komplexe Anträge und Nachweise können schnell mehrere hunderte von Seiten stark sein. Dokumente selbständig erkennen und automatisch zuordnen – das übernimmt das intelligente System faScan des Berliner Technologie- und Software-Unternehmens PRO-DIRECT-FINANCE GmbH.

Kundenorientierung, Flexibilität und Reaktionsvermögen sind im Arbeitsprozess eine essentielle Voraussetzung für Banken. „Jeder möchte sich gut aufgehoben wissen und mit wenig Aufwand sein Ziel realisieren. Dafür ist es notwendig, sich zu fokussieren, unnötige Handlungen zu reduzieren und Kraft und Lebenszeit in die tatsächlichen Kompetenzen zu investieren, ohne von unnötigem Beiwerk abgelenkt zu werden“, erklärt Siegfried Fichtler, Geschäftsführer von PRO-DIRECT-FINANCE. Die Beantragung, Prüfung und Genehmigung der Immobilienfinanzierung benötigt insgesamt viele Ressourcen und Fähigkeiten. „Unsere Software faScan hilft Banken dabei, aufwendige Bearbeitungsprozesse in der Immobilienfinanzierung zu beschleunigen, intelligente digitale Möglichkeiten und Künstliche Intelligenz zu nutzen“, so Fichtler. Wie faScan das schafft? – Mithilfe von KI und verschiedenen Analysemethoden, die eine kontrollierte Dokumentenerkennung und -zuordnung ermöglichen.

Der Blick hinter die Kulissen

Die Vorteile der Digitalisierung müssen nicht mehr diskutiert werden. In der Immobilienfinanzierung ist es sinnvoll, dort anzusetzen, wo die Dokumente erstmalig zusammen laufen – ohne sie mehrmals sichten und bearbeiten zu müssen. Im Finanzierungsprozess kommen die Dokumente in aller Regel vom Antragsteller, der diese mühevoll zusammengesammelt hat. Ein Exposé vom Makler, ein Grundbuchauszug vom Eigentümer, Kopien oder Fotos von Dokumenten, alles vielleicht noch einmal durch einen Vermittler kopiert. Ein Dokument und dessen Abbilder gehen durch einige Hände. Da leiden schnell die Qualität und die Erkennbarkeit. Dokumente in der Immobilienfinanzierung sind selten lupenrein. Für den Bearbeitungsprozess eingereichte Scans oder Kopien weisen vielfach sog. Artefakte auf, also Abweichungen vom Originaldokument: Textkorruptionen können durch Kaffeeflecken, mitgescannte Büroklammern, schlechte Qualität von Kopien oder Lochungen am Seitenrand entstehen, die Ausrichtung ganzer Dokumente kann schief oder sogar zusammengestückelt sein, wie bei Grundrissen, die im A2-Format vorliegen. All das behindert den Bearbeitungsprozess.

Hinzu kommen weiteren Variablen: Wer finanziert das Vorhaben – eine Familie mit drei Kindern oder zwei getrennt lebende Personen in neuen Partnerschaften? Was wird finanziert? Ein Einfamilienhaus oder eine Baugemeinschaft? Jedes Exposé ist anders aufgebaut und weist Eigenheiten auf. Notarielle Dokumente in uneinheitlichen Formaten, unterschiedliche Architektenunterlagen, Kaufverträge, Teilungserklärungen und komplexe Baubeschreibungen inklusive Flächenberechnungen: Bisher musste ein spezialisierter Sachbearbeiter mit Fachkenntnis Ordnung in die unterschiedlichen Dokumentenformen und -inhalte bringen. „Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir“, erklärt Siegfried Fichtler, „dass die Bearbeitungszeit von Dokumenten unter Berücksichtigung extremer Schwankungen nach oben oder unten durchschnittliche etwa 30 Minuten kostet. Durch faScan lässt sich dieser Aufwand inklusive Rechenzeit der Software auf durchschnittlich 3 Minuten reduzieren.“

 

Digitalisierung in drei Schritten – vereinfacht dargestellt

faScan: Segmentierung

Die Arbeitsweise von faScan beginnt, nachdem die benötigten Unterlagen direkt vom Kunden oder einem Bearbeiter durch Scannen oder Abfotografieren digitalisiert worden sind, mit der Segmentierung der Dokumente. faScan erkennt mit Hilfe von verschiedenen Methoden, wo ein Dokument beginnt und wo es endet – ganz ohne menschliches Zutun. Der digitalisierte Dokumentenstapel wird auf diese Weise an den jeweiligen Anfangs- und Endpunkten durchtrennt und mit der Information versehen.

faScan: Klassifizierung

Anhand der aus dem Dokument aufgeschlüsselten Informationen weist die Software in einem zweiten Schritt die einzelnen Unterlagen Dokumentenklassen (Personalausweis, Gutachten etc.) zu. Das ist eine gewaltige Herausforderung, denn in der Immobilienfinanzierung kommt es auf die Details an. Handelt es sich nun z.B. bei einem Kontoauszug um einen Eigenkapitalnachweis oder den Nachweis einer Einnahme? Liegt dort im Antrag ein Kaufvertrag mit der Angabe von Miteigentumsanteilen vor oder ist es eine Teilungserklärung?

Um eine möglichst genau Erkennung zu gewährleisten, durchläuft faScan in Sekundenbruchteilen eine große Zahl von Methoden, die aus vergangenen Aufgaben gelernt haben und sich gegenseitig absichern. „Hier spielen Wahrscheinlichkeitsanalysen innerhalb der neuronalen Netze sowie Text- und Bilderkennung eine wichtige Rolle“, erklärt Siegfried Fichtler die technischen Details. Am Ende der Klassifizierung erkennt faScan auf diese Weise aktuell mit einer Richtigkeit von etwa 90%, welcher Klasse das untersuchte Dokument angehört, systematisiert die Unterlagen und stattet sie mit den entsprechenden Metadaten aus.

faScan: Spezifizierung

Mit der spezifischen Unterlagenerkennung geht es abschließend in die Tiefe. Bei der Spezifizierung erfasst faScan im Detail nicht nur die Dokumentenklasse, sondern auch dezidiert Dokumentendetails wie bei einem Personalausweis Vorder- oder Rückseite, Personenname, Ausweis-ID, Geburtsdatum, Anschrift usw., und kann auf dieser Grundlage mitteilen, von welcher Person dieser Ausweis stammt oder um welchen Grundbuchauszug es sich konkret handelt. Durch moderne Technologien werden auf diese Weise Bankmitarbeitern zeitsparend und effizient aufwendige Aufgabenbereiche weitestgehend abgenommen.

Warum weitestgehend? Weil es immer wieder Dokumente geben kann, die mehrere Informationen beinhalten, die in dieser Kombination für die Software noch nie aufgetaucht sind, oder die als Nachweise an mehreren prüfrelevanten Stellen Anwendung finden, was eine eindeutige Zuordnung verhindert.

Gemeinsames Arbeiten und Lernen

Um systematisierte Dokumente ausreichend sicher vor der Übertragung in die digitale Akte zu prüfen, werden diese Unterlagen mit den Arbeitsergebnissen von faScan im DocMaster für den Bearbeiter angezeigt. Eine Nutzeroberfläche, die es ebenso ermöglicht, dem Dokument noch weitere Informationen hinzuzufügen. Ein Bearbeiter hat dort die Möglichkeit, die fertige Erkennung und Zuordnung von faScan zu prüfen, zu ergänzen, er kann einzelne Aspekte konkretisieren oder mit eigenen Hinweisen und Notizen versehen. Mit einfachem und intuitivem Drag & Drop können Dokumente, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, verschoben oder zueinander geführt werden. Für eine lückenlose revisionssichere Aufbewahrung bleibt zudem das Originaldokument erhalten.

Alle Veränderungen der Zuordnungen, die Nutzer im DocMaster vornehmen, werden in Lernphasen in den Algorithmus und der KI von faScan zurückgeführt. Bevor diese allerdings kritiklos übernommen werden, absolviert faScan vor der Anwendung des Neugelernten auch hier eine Prüfung, in der die Ergebnisse mit den Erfahrungen der Software aus vergangenen Anwendungen verglichen werden. Mensch und KI helfen und lernen voneinander – eine Symbiose zwischen User und Software.

Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile

faScan ist in der Lage, nach einem entsprechenden Anlernprozess in unterschiedlichsten Bereichen und Branchen eingesetzt zu werden. Derzeitig ist faScan auf die Bedürfnisse der Bankenbranche und hier ganz speziell auf die umfangreiche und komplexe Immobilienfinanzierung zugeschnitten. faScan ermöglicht die Übertragung der Dokumente und Ergebnisse in Bankanwendungen wie zum Beispiel SAP oder andere und arbeitet in High Speed auch mit dem Kreditprocessingsystem MONTO zusammen, das seit Anbeginn mit einer digitalen Akte arbeitet. Nicht jedes Finanzunternehmen verfügt über eine tatsächlich effektive digitale Akte, die eine prozessual gut aufgestellte Arbeitsweise ermöglicht. Aus diesem Grund wird es demnächst auch außerhalb des bestehenden Kreditprocessingsystems MONTO die digitale Akte als optionale Ergänzung zu faScan geben.

Mehrwert durch Digitalisierung

Bankmitarbeiter bekommen digital und per Knopfdruck alle benötigten Unterlagen auf den virtuellen Schreibtisch: die Informationen zugeordnet, die Leserlichkeit verbessert, systematisiert und bearbeitbar. Das erübrigt das aufwendige Wälzen von Papierakten. faScan gewährleistet in der Immobilienfinanzierung ein schnelles und unkompliziertes Arbeiten und verbessert maßgeblich die Geschwindigkeit und Kommunikation innerhalb der Prozessabläufe.

 

Und zu guter Letzt: Papier wird gespart – der Umwelt zuliebe.

 

Weitere Informationen zur Anwendung finden Sie unter www.pro-direct-finance.de sowie www.fascan.de.