Tipps, damit der Firmenumzug nicht zur Kostenfalle wird

Selbst ein privater Umzug ist eine große logistische Herausforderung. Umso schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen die Adresse wechselt. Gründe für einen Firmenumzug gibt es viele: Besonders gerne wechseln Chefs den Standort, weil das Unternehmen floriert und man neue Büroräume und Produktionsstätten benötigt. Doch in manchen Situationen kann auch eine wirtschaftliche Krise dafür verantwortlich sein. Wie dem auch sei, an einen Umzug gehen Firmen am besten genauso heran wie bei einem anderen Projekt: Mit langfristiger Planung gelingt das Unterfangen reibungslos.

Alleine oder mit einer Umzugsfirma übersiedeln

Manchmal lässt sich ein Firmenumzug durchaus alleine bewerkstelligen. Jedes Jahr werden in Deutschland tausende Startups gegründet. Viele davon kommen in der Anfangsphase mit einem Arbeitsplatz im Home-Office aus. Von hier aus werden Geschäftskonzepte und Marketingpläne erstellt sowie die ersten wichtigen Kontakte geknüpft. Doch wenn das Geschäft floriert, steigt auch das Arbeitspensum. Manche Gründer entscheiden sich dafür, Mitarbeiter aufzunehmen und reihen sich in die rund 2,1 Millionen Kleinunternehmer mit bis zu neun Mitarbeitern ein, die es in Deutschland gibt. Wenn jeder mit anpackt, gelingt der Umzug mit einer Sackkarre Alu in das erste eigene Büro oder einen größeren Firmensitz ohne Probleme.

Voraussetzung dafür, dass der Firmenumzug zügig in Eigenregie durchgeführt werden kann ist das Engagement von Helfern oder des Personals. Immerhin müssen meistens zahlreiche Ordner verpackt werden. Für großformatige Unterlagen wie Poster bietet sich eine Kartonrolle an. Darin gelangen Drucke und Poster unbeschadet an die neue Geschäftsadresse. Bewährt hat sich für die Übersiedelung in Eigenregie auch eine Sackkarre. Darauf lassen sich mehrere Kartons übereinander stapeln und zügig zum Transportwagen bringen.

In größeren Firmen ist ein Umzug in Eigenregie kaum denkbar. Die Verantwortlichen tun gut daran, sich mit Umzugsfirmen frühzeitig in Verbindung zu setzen. Sobald der Termin feststeht, werden Angebote eingeholt. Da für die Anfahrt zur bestehenden Adresse Kilometergeld anfällt, macht es Sinn sich für ein Unternehmen zu entscheiden, das sich entweder in der Nähe der neuen oder alten Adresse befindet. Profis erstellen nach einer genauen Beschreibung des Umzugsguts oder einem persönlichen Besichtigungstermin einen Kostenvoranschlag. Darin sollten alle Spesen enthalten sein, sodass es bei der Abrechnung keine Überraschungen gibt.

Warum ein Firmenumzug eine große Herausforderung darstellt

Egal ob es sich um einen Großkonzern oder einen kleinen Betrieb handelt, bei einer Übersiedelung geht es darum, dass Kunden so wenig wie möglich von den im Hintergrund laufenden Tätigkeiten mitbekommen. Das ist vor allem im produzierenden Gewerbe kaum zu bewerkstelligen. Gerade wenn Waren gefertigt werden, heißt es daher vor dem Umzug Vorarbeiten zu leisten, um die Versorgung der Kunden bewerkstelligen und vereinbarte Liefertermine einhalten zu können. Schon alleine diese Überlegung macht klar, dass ein Standortwechsel einer Firma nicht von einem Tag auf den anderen erfolgen kann.

Ein Umzug ist für die Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen eine herausfordernde Zeit:

• Manchmal müssen sie nach der Übersiedelung längere Fahrzeiten zum Arbeitsplatz in Kauf nehmen. Dann könnte die Freude über das neue Büro begrenzt sein
• Für einige Tage oder sogar mehrere Wochen steht dem Personal nur ein eingeschränkter Arbeitsplatz zur Verfügung
• Gerade in kleinen Unternehmen werden die Kartons nicht von einer Spedition, sondern von den Mitarbeitern gepackt. Das bedeutet eine Doppelbelastung: Neben dem Job muss auch das Einpacken erledigt werden

Nicht bei jedem wird ein bevorstehender Umzug also auf Begeisterung stoßen. Wer das Personal in den damit verbundenen Prozess mit einbezieht, wird auf bessere Resonanz stoßen. Sofern möglich, kann man den Angestellten zum Beispiel ein Mitspracherecht bei der Raumaufteilung einräumen.

Genaue Planung lässt reibungslosen Ablauf zu

Während sich Einzelunternehmen durchaus innerhalb weniger Wochen für einen Umzug entscheiden, dauert die Vorlaufzeit bei Großunternehmen zumindest einige Monate. Mindestens vier Monate veranschlagen größere Betriebe dafür. Wichtig ist unter anderem, die Kündigungsfristen für das bestehende Büro im Auge zu halten. Versäumt man den Termin, muss man unter Umständen länger die doppelte Miete bezahlen als unbedingt notwendig. Nicht nur der Vermieter, sondern auch andere Stellen müssen über den Umzug informiert werden. Dazu zählen unter anderem die Finanzbehörde, der Steuerberater (falls einer beauftragt wurde) sowie unter Umständen auch Firmenversicherungen und Energieversorger.

Ebenfalls vom Umzug betroffen sind Geschäftspartner und Konsumenten. Gerade bei Firmen mit Kundenkontakt lohnt es sich, eine Informationskampagne zu starten, damit Stammkunden erhalten bleiben. Informationen über den bevorstehenden Umzug können zum Beispiel in den Signaturen jedes Mitarbeiters verankert und auf Rechnungen sowie Geschäftsbriefen vermerkt werden. Schon Wochen vor dem Übersiedelungstermin macht es Sinn, neues Briefpapier drucken zu lassen. Schließlich sollten Aussendungen pünktlich zum Umzugstermin nur mehr mit Angabe der neuen Adresse erfolgen. Dasselbe gilt auch für Werbematerialien wie Flyer oder Flugblätter sowie für Werbegeschenke. Nicht vergessen dürfen Unternehmen auf die Visitenkarten, sofern sie welche verteilen. Fast alle Firmen zählen heute auf die Homepage und soziale Netzwerke als Aushängeschild, Informations- und Werbemedium. Auch auf den virtuellen Auftritten der Firma ist die Adresse zeitgerecht zu ändern. Checklisten erleichtern die genaue Planung des Firmenumzugs von Beginn an.

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